Payroll-Outsourcing: Checkliste für den Wechsel des Abrechnungsdienstleisters

Kurz gesagt: Ein Wechsel der Lohnabrechnung gelingt, wenn Stammdaten, Vorjahres- und Jahreswerte sauber übernommen werden, Zuständigkeiten klar sind und der erste Abrechnungsmonat gemeinsam geprüft wird.

1. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Viele Unternehmen wechseln zum Jahres- oder Quartalswechsel, weil dann weniger laufende Werte übernommen werden müssen. Ein Wechsel im laufenden Jahr ist ebenfalls möglich, erfordert aber eine vollständige Übernahme der bisherigen Jahreswerte.

2. Daten und Unterlagen zusammenstellen

• Personalstammdaten aller Beschäftigten

• Lohnkonten und kumulierte Jahreswerte (Steuer und Sozialversicherung)

• Lohnarten, Zuschläge, Sachbezüge und betriebliche Altersvorsorge

• Pfändungen, Darlehen und sonstige Sonderfälle

• Urlaubs- und Zeitkonten

• Betriebsnummer und Angaben zu den Krankenkassen

3. Verträge und Datenschutz klären

Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten durch einen Dienstleister ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO notwendig. Legen Sie außerdem fest, wer welche Freigaben erteilt.

4. Prozesse und Deadlines festlegen

Ein Abrechnungskalender mit festen Stichtagen für Änderungen, Freigaben und Auszahlung verhindert Rückfragen in letzter Minute.

5. Den ersten Monat doppelt prüfen

Vergleichen Sie die erste Abrechnung beim neuen Dienstleister mit dem Vormonat. Abweichungen bei Netto, Steuer oder SV-Beiträgen sollten erklärt werden können.

So arbeitet Talentspring

Der Wechsel zu Talentspring folgt sechs Schritten: Onboarding und Datenübernahme, Prozess-Setup mit Abrechnungskalender, monatliche Vorbereitung, Abrechnung im Vier-Augen-Prinzip, Meldungen und Reporting sowie ein monatliches Review mit Beratung. Die Payroll-Expert:innen sitzen ausschließlich in Deutschland.